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VISIO : un outil de visioconférence pour faciliter le travail collectif

Notre outil VISIO est une implé­men­ta­tion du logi­ciel Big­Blue­But­ton (logi­ciel libre et open source de visio­con­fé­rence). On l’utilise depuis un navi­ga­teur web : rien à ins­tal­ler. C’est un peu l’équivalent de Zoom ou Teams, mais libre et open source et héber­gé sur nos ser­veurs.

C’est un véri­table outil d’organisation qui faci­lite le tra­vail col­lec­tif :

  • Il per­met la par­ti­ci­pa­tion aux réunions du plus grand nombre,
  • il per­met d’éviter des dépla­ce­ments.
  • Il per­met la prise de notes par­ta­gées pour la rédac­tion des comptes-ren­dus ou des rele­vés de déci­sions en direct.
  • Les enre­gis­tre­ments des réunions sont pos­sibles si accep­té par tous.

Com­ment ça se passe, concrè­te­ment ?

Pour chaque orga­ni­sa­tion qui le demande (Fédé­ra­tion, sec­tion), rap­pro­chez vous du sup­port tech­nique de notre com­mis­sion ici. Nous crée­rons votre compte « Admi­nis­tra­teur » qui per­met de gérer les « Salles de réunions » numé­riques. Pour chaque salle de réunion un lien « inter­net » est asso­cié (Exemple : https://visio.pcf.fr/b/lien-de-la-salle-de-reunion) ;

  1. Com­ment rejoindre une réunion
    Les par­ti­ci­pants reçoivent un lien (par mail, par mes­sage). On clique sur le lien, on sai­sit son nom, et on entre dans la salle.
  2. Choi­sir votre micro
    Une fenêtre vous demande : « Vou­lez-vous par­ler ou seule­ment écou­ter ? »
    • Micro­phone : vous pou­vez prendre la parole.
    • Écoute seule : vous écou­tez sans inter­ve­nir.
      Ensuite, un test d’écho vous per­met de véri­fier que vous enten­dez bien et qu’on vous entend. Si c’est bon, vous vali­dez.
  3. Décou­vrir l’écran
  • À gauche : la liste des par­ti­ci­pants, le chat (Dis­cus­sion) public et les notes par­ta­gées
  • A droite : la zone de pré­sen­ta­tion (vidéo des par­ti­ci­pants, dia­po­si­tives, docu­ments, tableau blanc).
  • En bas : les bou­tons prin­ci­paux : micro, camé­ra, par­tage d’écran, lever la main.

Vue générale d’une réunion (schéma).

  1. UTILISATEURS : la liste de toutes les per­sonnes pré­sentes.
  2. Dis­cus­sion publique et Notes par­ta­gées : écrire un mes­sage à tout le monde, ou rédi­ger un compte ren­du à plu­sieurs.
  3. Zone de pré­sen­ta­tion : c’est ici que s’af­fichent les dia­po­si­tives, les docu­ments ou l’é­cran par­ta­gé.
  4. Barre de bou­tons : micro, camé­ra, par­tage d’é­cran, main levée, quit­ter (voir ci-des­sous).
  5. Bou­ton « + » : réser­vé à l’a­ni­ma­teur (pour démar­rer un son­dage, char­ger des docu­ments).
  6. Zone « trois points ver­ti­caux » : para­mé­trage et quit­ter la réunion

Cli­quer sur cette icône pour par­ta­ger votre écran (réser­vé à celui qui est dési­gné comme ani­ma­teur)

Les boutons essentiels

Les salles de réunions peuvent être para­mé­trer (par l’administrateur de la struc­ture) pour per­mettre :

  • Soit celui qui gère les salles de réunion (il pos­sède un login et un mot de passe) est l’animateur (le modé­ra­teur de la réunion)
  • Soit tous les par­ti­ci­pants peuvent être ani­ma­teur. (Il faut dans ce cas être pré­cis sur qui fait quoi)

Que peut faire l’animateur ou ani­ma­trice (le « modé­ra­teur ») de la réunion :

  • Télé­ver­ser une pré­sen­ta­tion : PDF, Power­Point, etc. Les par­ti­ci­pants la voient en direct.
  • Anno­ter : écrire ou des­si­ner sur les dia­po­si­tives, comme un tableau.
  • Créer un son­dage : poser une ques­tion et voir les réponses en temps réel.
  • Lan­cer des groupes de tra­vail : répar­tir les par­ti­ci­pants dans des « petites salles » pour dis­cu­ter, puis les ras­sem­bler.
  • Enre­gis­trer la séance : pour la revoir ou l’envoyer à ceux qui n’étaient pas là.
  • Gérer les par­ti­ci­pants : cou­per un micro, don­ner la parole, dési­gner un autre pré­sen­ta­teur.

Quelques conseils pra­tiques

  • Uti­li­sez Chrome ou Fire­fox pour un meilleur fonc­tion­ne­ment.
  • Met­tez un casque pour évi­ter l’écho.
  • Cou­pez votre micro quand vous ne par­lez pas.
  • Si le son ne marche pas, véri­fiez que le navi­ga­teur a bien l’auto­ri­sa­tion d’utiliser le micro (une petite fenêtre s’affiche en haut au pre­mier lan­ce­ment).
  • Si l’image est sac­ca­dée, désac­ti­vez votre camé­ra : cela allège la connexion.

En résu­mé : Un lien à cli­quer, un micro à acti­ver, et vous êtes en réunion. Les par­ti­ci­pants écoutent, écrivent dans les dis­cus­sions publiques ou notes par­ta­gées et lèvent la main pour par­ler. L’animateur par­tage des docu­ments, lance des son­dages ou répar­tit les gens en groupes.
Pour plus d’aide : https://aide.pcf.fr/visioconference/